Съдържание:

Новата реалност на труда и защо правната рамка е от решаващо значение

Пандемията от COVID-19 беше катализатор за глобална трансформация на пазара на труда, която превърна работата от разстояние, популярно наричана „home office“, от екзотична възможност в ежедневна реалност за милиони служители в България и по света. Днес, години по-късно, е ясно, че това не е временна мярка, а устойчив модел на заетост, който предлага безпрецедентна гъвкавост и нови възможности за бизнеса и служителите. Според данни над 22% от наетите лица в страната работят изцяло или частично дистанционно, особено в сектори като IT, финанси, маркетинг и образование.

Тази гъвкавост обаче, макар и изключително полезна, крие и значителни правни рискове. Заличаването на физическите граници на офиса създава сложни въпроси, свързани с работното време, контрола, здравословните и безопасни условия на труд, отговорността при инциденти и защитата на данни. Липсата на ясни, законосъобразни правила може да доведе до сериозни трудови спорове, финансови санкции за работодателите и нарушаване на правата на служителите.

Настоящата статия, подготвена от експертите на адвокатска кантора „Росица Астакова“, има за цел да служи като изчерпателен и практически наръчник в тази нова среда. В нея ще разгледаме в дълбочина всеки аспект от правната уредба на работата от разстояние, като ще обърнем специално внимание на последните ключови промени в Кодекса на труда (КТ), влезли в сила през март 2024 г.. Нашата цел е да предоставим на работодатели, HR мениджъри и служители необходимата правна яснота, за да могат да се възползват максимално от предимствата на работата от разстояние, минимизирайки рисковете.

„Работа от разстояние“ според закона: Дефиниция и ключови разграничения

Преди да се потопим в правата и задълженията, е от критично значение да разберем как българското законодателство дефинира работата от разстояние и я разграничава от други сходни форми на труд. Неправилната правна квалификация в договора е първата и често най-скъпата грешка, която може да бъде допусната.

Легална дефиниция по чл. 107з от Кодекса на труда (КТ)

Кодексът на труда дава ясна и конкретна дефиниция. Съгласно чл. 107з, ал. 1, „Работата от разстояние е форма за организиране на работа, изнесена извън помещения на работодателя, извършвана по трудово правоотношение чрез използването на информационни технологии, която преди изнасянето ѝ е била или би могла да бъде извършвана в помещенията на работодателя“.

От тази дефиниция произтичат двата основни, конститутивни елемента, които трябва да са налице едновременно:

Извършване на работата извън помещенията на работодателя: Това може да бъде домът на служителя, вила, споделено работно пространство или всяко друго място, избрано от служителя и уговорено с работодателя.
Задължително използване на информационни технологии: Това е ключовият разграничителен белег. Работата трябва по своята същност да се осъществява чрез компютри, софтуер, интернет връзка и други дигитални средства.

Разграничение от „Надомна работа“

В практиката често се допуска грешката „работа от разстояние“ и „надомна работа“ да се използват като синоними. Законодателството обаче ги урежда като два напълно различни правни режима с различни последици.

Надомната работа, уредена в чл. 107б – 107ж от КТ, е свързана с изработване на продукция или предоставяне на услуга (напр. шивашки услуги, сглобяване на компоненти, занаятчийска дейност) и не изисква задължително използване на информационни технологии.

Разликите са съществени и засягат ключови аспекти на трудовото правоотношение:

Работно време: При надомна работа служителят има пълна автономия и сам определя началото, края и разпределението на работното време, както и почивките.
Извънреден труд: За служителите, извършващи надомна работа, е забранено установяването на ненормиран работен ден и полагането на извънреден труд. При работа от разстояние, полагането на извънреден труд е възможно, ако е изрично уговорено в индивидуалния трудов договор.

Тази разлика не е просто теоретична. Неправилната квалификация в договора е „бомба със закъснител“. Ако един служител, чиято работа е квалифицирана като „надомна“, бъде каран да работи повече от законоустановеното време, той няма да може да претендира за заплащане на извънреден труд. Обратно, ако работата е дефинирана като „от разстояние“, но служителят смята, че има пълната свобода на надомния работник, това може да доведе до дисциплинарни проблеми поради неспазване на уговорени часове за наличност. Ето защо правилната правна квалификация в трудовия договор или анекса не е формалност, а превантивен инструмент, който дефинира очакванията и предотвратява бъдещи спорове относно заплащане, работно време и контрол.

Принципът на доброволност

Основен принцип при работата от разстояние е нейният доброволен характер. Преминаването към такъв режим на работа може да стане единствено по взаимно съгласие на служителя и работодателя, обективирано в писмен документ. Отказът на служител да премине към работа от разстояние не може да бъде основание за неблагоприятни последици за него, като например прекратяване на трудовия договор. Единственото изключение от този принцип е при обявено извънредно положение или извънредна епидемична обстановка, когато работодателят може да въведе този режим едностранно.

Установяване на режим на работа от разстояние: Договорът като основа на всичко

След като се постигне съгласие, отношенията между страните трябва да бъдат прецизно и изчерпателно уредени в писмен документ. Това е фундаментът, върху който се изгражда цялото правоотношение и най-сигурната защита срещу бъдещи недоразумения.

Форма и момент на договаряне

Работата от разстояние се уговаря по два начина :

В първоначалния трудов договор: Когато служителят се наема директно за позиция, която ще се изпълнява дистанционно.
Чрез допълнително споразумение (анекс): Когато съществуващ служител, който до момента е работил в помещенията на работодателя, преминава към дистанционен режим на работа. Това е най-често срещаният сценарий в практиката.

Място на работа: Повече гъвкавост след промените от 2024 г.

Служителят е този, който осигурява и избира конкретното работно място извън предприятието. Това може да бъде неговият дом, вила, споделено работно пространство или друго подходящо помещение.

Законодателните промени от 2024 г. въведоха значителна гъвкавост в това отношение:

Договаряне на повече от едно място на работа: Вече е изрично позволено в трудовия договор да се уговорят няколко различни места, от които служителят може да работи (напр. основен адрес в София и втори адрес във Варна). При попълване на уведомлението до НАП по чл. 62, ал. 5 от КТ за такова правоотношение, в полето за код по ЕКАТТЕ на мястото на работа се попълва специален код „00000“ или „99999“.
Временна промяна на мястото на работа: Въведена е нова възможност служителят да поиска писмено от работодателя временна промяна на мястото си на работа за не повече от 30 работни дни годишно. Условията и редът за това трябва да бъдат предварително определени в трудовия договор и/или във вътрешните правила на предприятието.

„Смесен“ или „хибриден“ режим

Законът изрично позволява уговарянето на смесени (хибридни) режими на работа, при които служителят редува работа от разстояние с работа в помещенията на работодателя. За да се избегнат спорове, в договора или анекса трябва много ясно да се разпишат условията и редът за прилагане на този режим – например, кои дни от седмицата са в офиса, как се заявява желание за работа от вкъщи, какви са сроковете за предизвестие и т.н..

Изключение: Едностранно въвеждане при извънредни ситуации

Както беше споменато, принципът на доброволност има едно изключение. При обявено извънредно положение или извънредна епидемична обстановка, работодателят може едностранно, със своя заповед, да възложи на служителя да работи от разстояние, без да е необходимо неговото съгласие. Важно е да се отбележи, че в този случай се изменя

само мястото на работа. Всички други условия по трудовия договор, включително трудовото възнаграждение, остават непроменени.

Таблица 1: Задължителни и препоръчителни клаузи в споразумението за работа от разстояние

За да бъде споразумението изчерпателно и да защити интересите и на двете страни, то трябва да съдържа редица специфични клаузи. Тази таблица служи като практически чек-лист.

Клауза	Описание и законово основание	Практически съвет/Препоръка
1. Място/места на работа	Конкретен/и адрес/и, от които ще се полага труд. (чл. 107з, ал. 8 КТ).	Опишете ясно адресите. Ако се допуска работа от чужбина, задължително уговорете данъчните и осигурителните аспекти, за да избегнете проблеми с местното законодателство и НАП.
2. Ред за възлагане и отчитане	Писмени правила за това как се възлагат задачите и как се отчита тяхното изпълнение (съдържание, обем, резултати). (чл. 107з, ал. 9 КТ).	Дефинирайте ясно системите (напр. Jira, Asana, Trello), сроковете и критериите за приемане на работата. Това е ключово за измерване на производителността и за обективност при атестация.
3. Работно оборудване	Кой осигурява оборудването (компютър, монитор, софтуер) и консумативите. (чл. 107и, ал. 3 КТ).	Ако работодателят осигурява техника, опишете я в приемо-предавателен протокол. Ако служителят ползва лична техника, уговорете компенсация и правила за поддръжка и сигурност.
4. Покриване на разходи	Ред и размер за компенсиране на разходи за интернет, електроенергия и др. (чл. 107з, ал. 4 КТ).	Уговорете конкретна месечна сума или механизъм за изчисляването ѝ. Това предотвратява спорове и показва добра воля от страна на работодателя.
5. Работно време и наличност	Продължителност на работния ден, разпределение, часови пояс, ако е различен, и часове за задължителна наличност. (чл. 107л КТ).	Дефинирайте „ядрено“ работно време (напр. от 10:00 до 16:00), в което се очаква служителят да е на линия за срещи и комуникация. Това балансира гъвкавостта със нуждите на екипа.
6. Право на изключване	Условия, при които по изключение е допустима комуникация по време на почивките. (чл. 154б КТ).	Дефинирайте какво представлява „спешен случай“ и кои са каналите за такава комуникация. В противен случай служителят има пълно право да не отговаря.
7. Здраве и безопасност (ЗБУТ)	Декларация от служителя за безопасността на работното място; ред за достъп на работодателя/ИА ГИТ за проверка. (чл. 107к КТ).	Приложете към анекса декларация-образец, която служителят да подпише. Уговорете срок за предизвестие за посещение (напр. 48 часа).
8. Защита на данни и сигурност	Правила за работа с чувствителна информация, използване на VPN, забрана за ползване на служебна техника за лични цели. (чл. 107и, ал. 3 КТ).	Включете препратка към вътрешната политика за информационна сигурност на компанията и се уверете, че служителят е преминал съответното обучение.
9. Смесен (хибриден) режим	Условия и ред за редуване на работа от разстояние и работа в офиса. (чл. 107з, ал. 6 КТ).	Определете фиксирани дни за работа в офиса или гъвкава система със заявки. Яснотата тук е ключова за планирането на екипната работа.

Задължения на Работодателя: Отвъд заплатата

Преминаването към работа от разстояние не намалява, а трансформира задълженията на работодателя. Той остава отговорен за осигуряването на продуктивна, сигурна и здравословна работна среда, дори когато тя се намира в дома на служителя.

Осигуряване на оборудване, консумативи и разходи

Работодателят е длъжен за своя сметка да осигури :

Необходимото техническо оборудване: Това включва компютър/лаптоп, монитори и всякаква друга периферия, необходима за изпълнение на работата.
Програмно осигуряване (софтуер): Всички необходими лицензирани програми, операционни системи и достъп до фирмени платформи.
Техническа поддръжка и консумативи: Осигуряване на поддръжка при технически проблеми и покриване на разходите за консумативи, свързани с работата.
Комуникационна свързаност: Това включва разходите за интернет връзка.

Възможно е страните да се договорят служителят да използва собствено оборудване. В такъв случай в договора задължително трябва да се уредят отношенията по поддръжката, амортизацията и компенсацията за служителя. Също така, работодателят трябва да поеме и другите разходи, пряко свързани с работата, като например увеличената сметка за електроенергия. Редът и размерът на тази компенсация трябва да бъдат ясно договорени писмено.

Здравословни и безопасни условия на труд (ЗБУТ)

Това е едно от най-сложните и важни задължения на работодателя. Той носи пълна отговорност за осигуряването на здравословни и безопасни условия на труд на отдалеченото работно място, точно както би го направил за офиса.

Това създава своеобразен „парадокс на отговорността“: как да носиш отговорност за място, което не притежаваш, не управляваш и до което имаш ограничен достъп? Законодателят решава този парадокс не чрез премахване на отговорността, а чрез създаване на механизъм за нейното споделяне и управление на риска чрез информация и документация.

Задълженията на работодателя в тази сфера включват:

Информиране и инструктаж: Да предостави на служителя писмена информация за минималните изисквания за здраве и безопасност на работното място, включително ергономия, пожарна безопасност и работа с видеодисплеи.
Оценка на риска: Да извърши оценка на риска за отдалеченото работно място, като вземе предвид предоставената от служителя информация.
Обучение: Да осигури обучение за правилна експлоатация и поддръжка на предоставеното оборудване.

Най-важният инструмент за работодателя тук е изрядната документация. Подписаната от служителя декларация, че работното му място отговаря на изискванията, протоколите от проведени онлайн инструктажи и писмените правила за безопасност са неговата най-добра правна защита. При евентуална трудова злополука, тази документация може да докаже, че работодателят е изпълнил своите задължения по информиране и превенция, а инцидентът се дължи на „груба небрежност“ от страна на служителя, което може да намали или изключи отговорността на работодателя.

Защита на данни и киберсигурност

Когато работата се извършва извън защитената мрежа на офиса, рисковете за информационната сигурност нарастват експоненциално. Работодателят е длъжен да предприеме адекватни технически и организационни мерки за защита на фирмените данни, търговската тайна и личните данни на клиенти и служители (в съответствие с GDPR). Това включва:

Осигуряване на сигурни връзки (VPN).
Въвеждане на ясни политики за работа с данни и класифицирана информация.
Редовно обучение на служителите по киберсигурност.

Информация, контрол и равно третиране

С промените от 2024 г. се въвежда ново изрично задължение за работодателя да установи и предостави на служителя писмени правила за реда за възлагане и отчитане на работата. Ако се използва автоматизирана система за отчитане на работното време или на изпълнението на задачите, работодателят е длъжен при поискване да предостави на служителя достъп до събраните за него данни.

Не на последно място, работодателят е длъжен да гарантира равно третиране. Служителите, работещи от разстояние, имат абсолютно същите права като колегите си в офиса по отношение на :

Размер на трудовото възнаграждение за същата работа.
Достъп до обучение и възможности за кариерно развитие.
Достъп до социалната програма на предприятието (ваучери за храна, допълнително здравно осигуряване, спортни карти и др.).

Права и задължения на Служителя: Балансът между свобода и дисциплина

Работата от разстояние дава на служителя значителна свобода и автономия, но тази свобода идва с определени отговорности. Балансът между тях е ключът към успешното дистанционно правоотношение.

Право на гъвкаво работно време и „Право на изключване“

По правило служителят, работещ от разстояние, сам организира и разпределя работното си време в рамките на законоустановената продължителност (напр. 8 часа на ден). Той сам определя и почивките си, като е длъжен да спазва минималната междудневна (12 часа) и седмична (48 часа) почивка.

Тази гъвкавост обаче не е безгранична. С промените от 2024 г. се въведе уточнението, че служителят трябва да планира времето си така, че да бъде на разположение и да осъществява комуникация с работодателя и с трети страни (клиенти, партньори) в рамките на уговореното работно време.

Най-значимата новост в тази сфера е въвеждането на т.нар. „Право на изключване“ с новия чл. 154б от КТ. Тази разпоредба дава право на служителя

да не отговаря на инициирана от работодателя комуникация (имейли, телефонни обаждания, съобщения в чат платформи) по време на законовите си междудневна и седмична почивка.

Това право не е просто „право да не вдигаш телефона“. То е законодателен отговор на един от най-големите проблеми на дигиталната ера – заличаването на границите между работа и личен живот, което води до преумора, бърнаут и полагане на скрит, неплатен извънреден труд. За работодателя това право има дисциплиниращ ефект. То го принуждава да създаде ясни вътрешни правила за комуникация: кога се очаква отговор, кои са спешните канали и какво точно се дефинира като „спешен случай“, който би позволил нарушаване на почивката. Изключения от правото на изключване са допустими само ако са изрично уговорени в индивидуалния и/или в колективния трудов договор. По този начин правото на изключване се превръща в катализатор за по-добра организация на труда и ясно дефиниране на края на работния ден.

Задължения за осигуряване на работно място и спазване на правилата

Основните задължения на служителя включват:

Осигуряване на подходящо работно място: Служителят е длъжен да осигури в дома си или на друго избрано от него място определено пространство, което е подходящо за извършване на работата. С новите промени той е длъжен и да предостави на работодателя писмени данни за характеристиките на това място.
Спазване на фирмените политики: Служителят носи отговорност за стриктното спазване на всички политики на предприятието за организация на работата, за безопасност и здраве, за информационна сигурност и защита на данните, които са му били предоставени от работодателя.
Уведомяване при злополука: При настъпване на инцидент на работното място, служителят е длъжен незабавно да уведоми работодателя по предварително уговорен ред и начин.

Трудова злополука при работа от вкъщи: Сложната територия на отговорността

Един от най-трънливите въпроси при работата от разстояние е този за трудовите злополуки. Кога едно падане вкъщи е битов инцидент и кога е трудова злополука, за която работодателят носи отговорност?

Дефиниция и приложимост

Съгласно чл. 55 от Кодекса за социално осигуряване (КСО), трудова злополука е „всяко внезапно увреждане на здравето, станало през време и във връзка или по повод на извършваната работа„. Законът не прави разлика дали злополуката се е случила в офис, или в домашни условия. Ключът е в доказването на функционалната връзка с трудовия процес.

Най-голямото предизвикателство е именно доказването на тази причинно-следствена връзка. Например, немски съд приема за трудова злополука случай, в който служител се подхлъзва и пада по стълбите в дома си на път от спалнята към обособения си работен кабинет на долния етаж. Инцидент с неизправна служебна техника също би се квалифицирал като трудова злополука. За разлика от това, порязване по време на готвене на обяд, дори и в рамките на работния ден, най-вероятно ще се счете за чисто битов инцидент.

Обективна отговорност на работодателя и възможности за намаляването ѝ

Важно е да се знае, че отговорността на работодателя за вреди от трудова злополука (имуществени и неимуществени) е обективна, т.е. безвиновна. Той отговаря, дори негов орган или друг служител да няма пряка вина за настъпването ѝ.

Тази отговорност обаче не е абсолютна. Съгласно чл. 201, ал. 2 от КТ, отговорността на работодателя може да се намали, ако пострадалият е допринесъл за злополуката, като е допуснал груба небрежност. Специално за работата от разстояние е предвидено, че отговорността може да се намали и когато пострадалият

не е спазил предписаните му правила и норми за здравословни и безопасни условия на труд. Това за пореден път илюстрира критичното значение на документираните и връчени на служителя правила за безопасност.

Процедура по деклариране и роля на Инспекцията по труда

При инцидент, който може да се квалифицира като трудова злополука, работодателят е длъжен в срок от 3 работни дни от узнаването да подаде декларация по образец в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт (НОИ). Ако работодателят не го направи (например, опитвайки се да прикрие злополуката като битова), пострадалият служител или неговите наследници имат право сами да подадат декларацията в срок от

една година от датата на инцидента.

Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ (ИА ГИТ) има правомощия да разследва такива случаи. Контролните органи на инспекцията имат право на достъп до отдалеченото работно място, но при спазване на две кумулативни условия:

задължително предварително уведомяване на служителя и неговото изрично съгласие. Ако служителят откаже достъп, той трябва да посочи основателна причина, особено ако в същото време претендира за обезщетение за трудова злополука.

Практически наръчник и често задавани въпроси (FAQ)

Тази секция предоставя конкретни, практически насоки и отговаря на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с работата от разстояние.

Чек-лист: 5 стъпки за работодатели при въвеждане на работа от разстояние

Анализ и подбор на позиции: Определете кои длъжности са обективно подходящи за дистанционно изпълнение. Преценете нужните технологии, ниво на контрол и потенциални рискове.
Подготовка на документацията: Изгответе изчерпателен анекс към трудовия договор или нов договор, който урежда всички аспекти, разгледани в Таблица 1. Подгответе и прилежащи документи като декларация за ЗБУТ и приемо-предавателни протоколи за техниката.
Техническо и софтуерно обезпечаване: Осигурете необходимата техника, лицензиран софтуер, сигурни VPN връзки и платформи за комуникация и съвместна работа (напр. Microsoft Teams, Zoom, Google Workspace).
Разработване на вътрешна политика: Създайте и комуникирайте ясни вътрешни правила за работа от разстояние, които да обхващат: политика за комуникация и право на изключване, правила за киберсигурност, процедури за отчитане на работа и искане на отпуски.
Обучение на служители и мениджъри: Проведете обучения както за служителите (за работа с новите системи и правилата за сигурност), така и за мениджърите (за управление на дистанционни екипи, поставяне на ясни цели и даване на обратна връзка).

Често задавани въпроси (FAQ)

Може ли работодателят да ме задължи да се върна в офиса, ако имам анекс за работа от разстояние? Не. Промяната на мястото на работа от дистанционно към такова в помещенията на работодателя представлява изменение на трудовото правоотношение. Като такова, то изисква ново взаимно съгласие на страните, обективирано в нов анекс. Едностранната промяна от страна на работодателя би била незаконосъобразна.
Дължат ли ми се ваучери за храна, когато работя от вкъщи? Да. Принципът на равно третиране изисква служителите от разстояние да имат достъп до същата социална програма на предприятието, както и колегите им в офиса. Ако ваучерите за храна са част от тази програма, те се дължат и на дистанционно работещите.
Какво се случва, ако работя от разстояние от чужбина? Това е изключително сложен казус, който трябва да бъде изрично уговорен. Работата от чужбина за български работодател може да създаде сложни данъчни и осигурителни последици както за служителя, така и за работодателя. Възможно е служителят да придобие статут на местно лице за данъчни цели в другата държава, а за работодателя може да възникне задължение за регистрация и плащане на данъци и осигуровки там. Задължително е да се проведе консултация с юрист и данъчен консултант преди да се разреши такава практика.
Може ли работодателят да инсталира софтуер за следене на активността ми? Това е силно чувствителна тема, свързана със защитата на лични данни (GDPR). Инсталирането на софтуер за наблюдение (напр. следене на натиснати клавиши, правене на скрийншоти) е допустимо само при изрично, информирано и свободно дадено писмено съгласие от страна на служителя. Мерките за контрол трябва да са пропорционални на целта и да не накърняват прекомерно личното пространство на служителя. Неразрешеното видеонаблюдение или следене е абсолютно забранено и води до сериозни санкции.
Какво точно се промени в закона през 2024 г.? Накратко, основните промени са: 1) По-голяма гъвкавост при определяне на мястото на работа (възможност за няколко места и временна промяна до 30 дни годишно); 2) Нови задължения за работодателя да създаде и предостави писмени правила за възлагане и отчитане на работата; 3) Въвеждане на законово „право на изключване“ за всички служители по време на почивките им.

Заключение: Прецизността в договора е най-добрата инвестиция

Работата от разстояние безспорно е бъдещето на труда. Тя предлага гъвкавост, ефективност и по-добър баланс между професионалния и личния живот. Успешното ѝ прилагане обаче зависи изцяло от прецизно изготвените писмени споразумения и вътрешни правила. Те не са просто формалност, а основата, върху която се градят ясни и предвидими отношения, която служи за превенция на спорове и защитава правата и на служителите, и на работодателите.

Инвестицията на време и ресурси в създаването на изчерпателна и законосъобразна документация в самото начало е най-добрата застраховка срещу бъдещи главоболия, съдебни спорове и финансови загуби.

Предизвикателствата в правната уредба на работата от разстояние са многобройни и специфични за всеки бизнес. За да сте сигурни, че вашите договори и политики са напълно съобразени със закона и защитават вашите интереси, не се колебайте да се свържете с екипа на адвокатска кантора Астакова в гр. София. Ние ще ви предоставим експертна правна консултация и ще изготвим необходимата документация, съобразена с вашите индивидуални нужди.